Cos’è un audit e come si svolge
Le informazioni sugli audit sono spesso sparse. Questa pagina spiega l'intero processo in un unico posto, passo per passo, così come D.A.S. Certification lo svolge secondo la norma ISO/IEC 17021-1.
In sintesi
- Un audit verifica evidenze, non intenzioni
- Certificato valido 3 anni
- Sorveglianza ogni anno
- Decisione presa da persone che non hanno svolto l'audit
Che cos'è un audit
Un audit è un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze e valutarle in modo obiettivo, al fine di stabilire in quale misura i criteri concordati sono soddisfatti.
Qui i criteri sono i requisiti di ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001 e le regole proprie dell'organizzazione. Per evidenze si intendono fatti verificabili: registrazioni, documenti, interviste e ciò che l'auditor osserva.
| Audit interno | Audit al fornitore | Audit di certificazione | |
|---|---|---|---|
| Chi svolge l'audit | Prima parte: l'organizzazione verifica sé stessa, con il proprio personale o con una persona da essa incaricata | Seconda parte: un cliente verifica il proprio fornitore | Terza parte: un organismo di certificazione indipendente e accreditato |
| Perché | È richiesto dalle norme | Il cliente verifica il proprio fornitore | Per decidere sulla certificazione |
| Risultato | Miglioramento interno | Una decisione del cliente | Una decisione di certificazione e, se positiva, un certificato riconosciuto in regime di accreditamento |
L'audit interno è un requisito della norma e viene verificato durante l'audit di certificazione. Non lo sostituisce mai.
Il ciclo di audit
La certificazione segue un ciclo di tre anni. Ogni fase ha uno scopo preciso.
Stage 1
Una verifica di preparazione. L'auditor esamina le informazioni documentate (i documenti e le registrazioni richiesti dal sistema), il campo di applicazione, i siti e i requisiti legali, e verifica che audit interno e riesame della direzione siano stati svolti. Si pianifica lo Stage 2. Lo Stage 1 può individuare aspetti da risolvere prima dello Stage 2.
Stage 2
Gli auditor valutano se l'intero sistema di gestione è attuato ed efficace, in presenza o da remoto come pianificato.
Decisione di certificazione e certificato
Se la decisione è positiva, viene emesso il certificato. È valido 3 anni.
Audit di sorveglianza
Almeno una volta per anno solare. Il primo si svolge entro 12 mesi dalla decisione di certificazione. Ognuno verifica una parte del sistema e i suoi elementi chiave.
Audit di ricertificazione
Nel terzo anno, prima della scadenza del certificato. Se l'esito è positivo, il certificato viene rinnovato per altri 3 anni.
Il piano di audit
Il piano di audit è il documento che indica che cosa viene verificato, quando, dove e da chi. Contiene:
- gli obiettivi dell'audit;
- il campo di applicazione: attività, siti e processi;
- i criteri di audit: la norma e la sua edizione, i requisiti legali e quelli propri dell'organizzazione;
- date e luoghi, oppure il collegamento da remoto;
- il programma per processo, reparto o area, con gli orari;
- i componenti del gruppo di audit e i loro ruoli;
- le persone o le funzioni da intervistare;
- la lingua dell'audit;
- come saranno comunicati i rilievi.
Quando lo ricevete
Prima dell'audit, con anticipo. Così l'organizzazione può organizzare persone e accessi e può commentare il piano. Eventuali modifiche vengono concordate prima dell'inizio dell'audit.
Come si forma il gruppo di audit
Per ogni gruppo di audit D.A.S. Certification verifica tre aspetti.
Competenza
Il gruppo conosce la norma e il settore dell'organizzazione (il codice IAF delle sue attività). Se necessario, si aggiunge un esperto tecnico.
Imparzialità
Ogni componente del gruppo firma dichiarazioni di imparzialità e riservatezza e viene verificato per escludere conflitti di interesse, ad esempio nessun servizio prestato all'organizzazione negli ultimi anni.
Il vostro diritto di obiezione
D.A.S. Certification comunica in anticipo i nomi dei componenti del gruppo. L'organizzazione può fare obiezione su un componente, indicandone il motivo. D.A.S. Certification valuta l'obiezione e, se è giustificata, sostituisce la persona.
Chi è chi
Questi sono i ruoli che potete incontrare durante un audit.
Responsabile del gruppo di audit (lead auditor)
Guida il gruppo. Gestisce il piano di audit, le riunioni di apertura e di chiusura e il rapporto.
Auditor
Svolge le attività di audit sui processi assegnati dal responsabile del gruppo.
Esperto tecnico
Fornisce al gruppo conoscenze specifiche del settore. Non svolge il ruolo di auditor.
Auditor in affiancamento
Un auditor in fase di qualifica che partecipa sotto la guida di un auditor qualificato. Il suo tempo non è conteggiato nella durata dell'audit.
Osservatore
Assiste senza partecipare, ad esempio per l'ente di accreditamento NAH durante una verifica in accompagnamento, o per un'autorità di controllo. L'organizzazione viene informata in anticipo.
Guida
Una persona dell'organizzazione che accompagna gli auditor e facilita accessi e contatti. La guida non influisce sull'audit.
Rappresentante dell'organizzazione
Detto anche rappresentante della direzione: il principale referente dell'organizzazione per l'audit.
Glossario (A–Z)
Azione correttiva
Azione per eliminare la causa di una non conformità, in modo che non si ripeta.
Campionamento
Esame di una selezione di registrazioni o attività invece di tutte.
Campo di applicazione della certificazione
Le attività, i prodotti, i servizi e i siti coperti dal certificato.
Causa radice
Il motivo di fondo per cui si è verificato un problema.
Conformità
Un requisito è soddisfatto.
Correzione
Azione per risolvere subito la non conformità in sé.
Criteri di audit
I requisiti usati come riferimento: la norma, i requisiti legali e le regole proprie dell'organizzazione.
Evidenze dell'audit
Registrazioni, dichiarazioni di fatti e altre informazioni verificabili.
Informazioni documentate
Informazioni che l'organizzazione deve tenere sotto controllo e conservare: documenti e registrazioni.
Non conformità maggiore
Un requisito non è soddisfatto in modo tale da compromettere la capacità del sistema di gestione di conseguire i risultati attesi.
Non conformità minore
Un requisito non è soddisfatto, ma ciò non compromette tale capacità.
Opportunità di miglioramento
Un punto in cui il sistema potrebbe funzionare meglio. L'organizzazione decide se e come intervenire.
Piano di audit
La descrizione delle attività e dell'organizzazione di un singolo audit.
Programma di audit
L'insieme degli audit pianificati per l'intero ciclo di tre anni.
Rilievo dell'audit
Il risultato del confronto tra evidenze e criteri: conformità, non conformità, osservazione o opportunità di miglioramento.
Una tipica giornata di audit
Le fasi sono riportate nel loro ordine abituale. Gli orari sono fissati nel piano di audit.
Riunione di apertura
Presentazioni. Si confermano il piano, il campo di applicazione e la riservatezza, le modalità di comunicazione dei rilievi e le regole di sicurezza.
Interviste
Con la direzione e con i responsabili dei processi.
Campionamento di registrazioni e informazioni documentate
L'auditor esamina un campione, non ogni documento.
Osservazione delle attività in sito
Aree di lavoro, operazioni, attrezzature e controlli.
Punto della giornata
Un breve incontro con il rappresentante dell'organizzazione sull'avanzamento e sui possibili rilievi.
Riunione di chiusura
Si presentano i rilievi, le conclusioni e i passi successivi. L'organizzazione può porre domande e discutere i rilievi.
I rilievi dell'audit
Un rilievo è il risultato del confronto tra quanto riscontrato dall'auditor e i requisiti. Esistono quattro tipi.
Non conformità maggiore
Un requisito non è soddisfatto in modo tale da compromettere la capacità del sistema di gestione di conseguire i risultati attesi. Ad esempio manca un processo richiesto, oppure c'è una carenza sistematica.
Non conformità minore
Un requisito non è soddisfatto, ma ciò non compromette tale capacità. Ad esempio una mancanza isolata.
Osservazione
Una situazione che non è una non conformità ma potrebbe diventarlo se non viene affrontata.
Opportunità di miglioramento
Un punto in cui il sistema potrebbe funzionare meglio. L'auditor non prescrive soluzioni specifiche: è l'organizzazione a decidere come intervenire.
Correzioni e azioni correttive
- Per ogni non conformità l'organizzazione analizza la causa radice e definisce correzioni e azioni correttive.
- In base al Contratto di certificazione D.A.S., le non conformità devono essere chiuse entro 30 giorni; in caso contrario il certificato può essere sospeso.
- Per le non conformità maggiori si svolge un audit supplementare (documentale o in presenza) per verificarne la risoluzione.
- Per le non conformità minori l'organizzazione presenta una proposta scritta di risoluzione, che viene verificata al successivo audit di sorveglianza.
- Cinque non conformità minori relative allo stesso requisito sono considerate come una non conformità maggiore.
- Se l'attuazione di correzioni e azioni correttive per una non conformità maggiore non può essere verificata entro 6 mesi dall'ultimo giorno dello Stage 2, prima della certificazione è necessario un nuovo Stage 2 (ISO/IEC 17021-1).
Fonte: Contratto di certificazione D.A.S.
Rapporto, decisione e certificato
Rapporto di audit
Viene inviato all'organizzazione. Riporta i rilievi e la raccomandazione del gruppo di audit.
Decisione di certificazione
È presa da personale competente di D.A.S. Certification che non ha svolto l'audit. Così la decisione resta indipendente.
Certificato
Se la decisione è positiva, D.A.S. Certification emette il certificato. Riporta il campo di applicazione, i siti e la norma. È valido 3 anni, a condizione che le sorveglianze abbiano esito positivo, ed è presente nel registro di D.A.S. Certification e su IAF CertSearch.
Per saperne di più:Verifica un certificato Uso dei marchi di certificazione Sospensione e revoca Ricorsi e reclami
Domande frequenti
Che cos'è un audit?
Un audit è un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze e valutarle in modo obiettivo, al fine di stabilire in quale misura i criteri concordati sono soddisfatti.
Per quanto tempo è valido un certificato?
Se la decisione è positiva, viene emesso il certificato. È valido 3 anni.
Con quale frequenza si svolgono gli audit di sorveglianza?
Almeno una volta per anno solare. Il primo si svolge entro 12 mesi dalla decisione di certificazione. Ognuno verifica una parte del sistema e i suoi elementi chiave.
Chi prende la decisione di certificazione?
È presa da personale competente di D.A.S. Certification che non ha svolto l'audit. Così la decisione resta indipendente.
Che cos'è una non conformità maggiore?
Un requisito non è soddisfatto in modo tale da compromettere la capacità del sistema di gestione di conseguire i risultati attesi. Ad esempio manca un processo richiesto, oppure c'è una carenza sistematica.
Quando riceviamo il piano di audit?
Prima dell'audit, con anticipo. Così l'organizzazione può organizzare persone e accessi e può commentare il piano. Eventuali modifiche vengono concordate prima dell'inizio dell'audit.
Continua a leggere
Come si svolge l'audit: in presenza o da remoto
Audit in presenza, da remoto classico e da remoto assistito a confronto.
Che cosa si verifica: il sistema di gestione
La struttura di ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 spiegata.
Quanto dura: il calcolatore delle giornate uomo
Come si determina il tempo di audit secondo IAF MD 5.