Mi az audit, és hogyan zajlik?

Mi az audit?

A belső audit a szabvány követelménye, és a tanúsítási auditon ellenőrzik. Soha nem helyettesíti azt.

Az auditciklus

A tanúsítás hároméves ciklust követ. Minden lépésnek világos célja van.

1. 1

   1. szakasz

   A felkészültség vizsgálata. Az auditor átnézi a dokumentált információkat (a rendszer által megkövetelt dokumentumokat és nyilvántartásokat), az alkalmazási területet, a telephelyeket és a jogszabályi követelményeket, és ellenőrzi, hogy a belső audit és a vezetőségi átvizsgálás megtörtént-e. Megtervezik a 2. szakaszt. Az 1. szakasz feltárhat olyan kérdéseket, amelyeket a 2. szakasz előtt rendezni kell.

2. 2

   2. szakasz

   Az auditorok értékelik, hogy a teljes irányítási rendszer bevezetett és hatékony-e, a helyszínen vagy távolról, a tervnek megfelelően.

3. 3

   Tanúsítási döntés és tanúsítvány

   Kedvező döntés esetén kiadják a tanúsítványt. Ez 3 évig érvényes.

4. 4

   Felügyeleti auditok

   Naptári évente legalább egyszer. Az első a tanúsítási döntéstől számított 12 hónapon belül történik. Mindegyik a rendszer egy részét és annak kulcselemeit vizsgálja.

5. 5

   Megújító audit

   A harmadik évben, a tanúsítvány lejárta előtt. Sikeres audit esetén a tanúsítványt újabb 3 évre megújítják.

Az auditterv

Az auditterv az a dokumentum, amely rögzíti, mit, mikor, hol és ki auditál. Tartalma:

• az audit céljai;
• az alkalmazási terület: tevékenységek, telephelyek és folyamatok;
• az auditkritériumok: a szabvány és annak kiadása, a jogszabályi és a szervezet saját követelményei;
• időpontok és helyszínek, vagy a távoli kapcsolat;
• az ütemterv folyamatonként, részlegenként vagy területenként, időpontokkal;
• az auditcsoport tagjai és szerepkörük;
• a meginterjúvolandó személyek vagy funkciók;
• az audit nyelve;
• a megállapítások közlésének módja.

Hogyan áll össze az auditcsoport?

A D.A.S. Certification minden auditcsoportnál három dolgot ellenőriz.

• Szakmai felkészültség

  A csoport ismeri a szabványt és a szervezet ágazatát (a tevékenységek IAF-kódját). Szükség esetén műszaki szakértő is csatlakozik.

• Pártatlanság

  A csoport minden tagja pártatlansági és titoktartási nyilatkozatot ír alá, és ellenőrzik összeférhetetlenség szempontjából, például hogy az utóbbi években nem nyújtott szolgáltatást a szervezetnek.

• Kifogásolási jog

  A D.A.S. Certification előre közli az auditcsoport tagjainak nevét. A szervezet indoklással kifogásolhatja valamelyik tagot. A D.A.S. Certification értékeli a kifogást, és ha az megalapozott, a személyt lecseréli.

Ki kicsoda?

Ezekkel a szerepkörökkel találkozhatnak az audit során.

• Vezető auditor

  Vezeti a csoportot. Felel az audittervért, a nyitó- és záróértekezletért és a jelentésért.

• Auditor

  Elvégzi az auditot a vezető auditor által kijelölt folyamatokon.

• Műszaki szakértő

  Ágazati szakismeretet ad a csoportnak. Auditorként nem jár el.

• Gyakornok auditor

  Minősítés alatt álló auditor, aki minősített auditor irányításával vesz részt. Az ideje nem számít bele az audit időtartamába.

• Megfigyelő

  Jelen van, de nem vesz részt az auditban, például a NAH képviselője akkreditációs megfigyelés (ún. witness audit) keretében, vagy egy hatóság képviselője. A szervezetet előre értesítik.

• Kísérő

  A szervezet munkatársa, aki elkíséri az auditorokat, és segíti a hozzáférést és a kapcsolattartást. Az auditot nem befolyásolja.

• A szervezet képviselője

  Vezetői képviselőnek is nevezik: a szervezet fő kapcsolattartója az auditban.

Fogalomtár (A–Z)

Egy jellemző auditnap

A lépések a szokásos sorrendjükben szerepelnek. Az időpontokat az auditterv rögzíti.

1. 1

   Nyitóértekezlet

   Bemutatkozás. Megerősítik a tervet, az alkalmazási területet és a titoktartást, a megállapítások közlésének módját és a biztonsági szabályokat.

2. 2

   Interjúk

   A vezetőséggel és a folyamatgazdákkal (az egyes folyamatokért felelős személyekkel).

3. 3

   Nyilvántartások és dokumentált információk mintavétele

   Az auditor egy mintát vizsgál, nem minden dokumentumot.

4. 4

   A tevékenységek helyszíni megfigyelése

   Munkaterületek, műveletek, berendezések és ellenőrzések.

5. 5

   Napi egyeztetés

   Rövid megbeszélés a szervezet képviselőjével a haladásról és a lehetséges megállapításokról.

6. 6

   Záróértekezlet

   Bemutatják a megállapításokat, a következtetéseket és a további lépéseket. A szervezet kérdezhet, és megvitathatja a megállapításokat.

Auditmegállapítások

A megállapítás annak eredménye, hogy az auditor összeveti a tapasztaltakat a követelményekkel. Négy típusa van.

• Jelentős nemmegfelelőség

  Egy követelmény úgy nem teljesül, hogy az befolyásolja az irányítási rendszer képességét a tervezett eredmények elérésére. Például hiányzik egy előírt folyamat, vagy rendszerszintű hiba áll fenn.

• Kisebb nemmegfelelőség

  Egy követelmény nem teljesül, de ez nem befolyásolja ezt a képességet. Például egy egyedi mulasztás.

• Észrevétel

  Olyan helyzet, amely nem nemmegfelelőség, de azzá válhat, ha nem foglalkoznak vele.

• Fejlesztési lehetőség

  Olyan pont, ahol a rendszer jobban működhetne. Az auditor nem ír elő konkrét megoldást: a szervezet dönti el, hogyan jár el.

Helyesbítések és helyesbítő intézkedések

• A szervezet minden nemmegfelelőségnél elemzi a gyökérokot, és meghatározza a helyesbítéseket és helyesbítő intézkedéseket.
• A D.A.S. Certification tanúsítási szerződése szerint a nemmegfelelőségeket 30 napon belül le kell zárni; ennek elmulasztása a tanúsítvány felfüggesztését vonhatja maga után.
• Jelentős nemmegfelelőség esetén kiegészítő auditot (dokumentumok alapján vagy a helyszínen) tartanak a megoldás igazolására.
• Kisebb nemmegfelelőség esetén a szervezet írásos javaslatot nyújt be a megoldásra, amelyet a következő felügyeleti auditon ellenőriznek.
• Ugyanarra a követelményre vonatkozó öt kisebb nemmegfelelőség egy jelentős nemmegfelelőségnek minősül.
• Ha egy jelentős nemmegfelelőséghez tartozó helyesbítések és helyesbítő intézkedések végrehajtása a 2. szakasz utolsó napjától számított 6 hónapon belül nem igazolható, a tanúsítás előtt új 2. szakaszra van szükség (ISO/IEC 17021-1).

Forrás: a D.A.S. Certification tanúsítási szerződése

Jelentés, döntés és tanúsítvány

1. 1

   Auditjelentés

   A szervezet megkapja. Rögzíti a megállapításokat és az auditcsoport ajánlását.

2. 2

   Tanúsítási döntés

   A D.A.S. Certification olyan felkészült munkatársai hozzák, akik nem vettek részt az auditban. Ez biztosítja a döntés függetlenségét.

3. 3

   Tanúsítvány

   Kedvező döntés esetén a D.A.S. Certification kiadja a tanúsítványt. Ez tartalmazza az alkalmazási területet, a telephelyeket és a szabványt. Sikeres felügyeleti auditok mellett 3 évig érvényes, és szerepel a D.A.S. Certification nyilvántartásában és az IAF CertSearch adatbázisban.

További információ:Tanúsítvány ellenőrzése A tanúsítási jelek használata Felfüggesztés és visszavonás Fellebbezések és panaszok

Gyakori kérdések