Auditmódszerek: helyszíni és távoli audit
A D.A.S. Certification az auditmódszert a szervezettel együtt, esetenként választja ki, figyelembe véve a szervezet kérését, méretét és összetettségét, elhelyezkedését és tevékenységeinek jellegét, mindig az akkreditációs követelményeknek megfelelően (IAF MD 4).
Minden audit ugyanazokat a lépéseket követi. Az változik, hogyan végzik. Az audit lépései
Az audit három módja
- Helyszíni
Helyszíni audit
Az auditorok felkeresik a szervezet telephelyét. A folyamatokat közvetlenül ott figyelik meg, ahol a munka folyik.
Főként nagy vagy összetett folyamatokkal működő szervezeteknél alkalmazzák, valamint olyan szervezeteknél, amelyek a D.A.S. Certification auditcsoportja vagy valamelyik szerződéses auditora számára könnyen elérhető helyen vannak.
A D.A.S. Certification több országban dolgozik szerződéses auditorokkal. Mindannyian pártatlansági és titoktartási nyilatkozatot írnak alá.
- Távoli
Távoli audit – klasszikus
A teljes audit élő videohívásban zajlik, az összes auditnapon.
Része az interjú, a dokumentumok és nyilvántartások képernyőmegosztása és – ahol megvalósítható – a munkaterületek élő videós bejárása.
Elterjedt videohívó eszközökkel (például Zoom vagy Teams) zajlik, és követi az IAF MD 4 dokumentumot az információs és kommunikációs technológia auditálásban való alkalmazásáról.
- Távoli
Távoli audit – segített
Kis szervezeteknek, nem túl összetett folyamatokkal.
A nyitó- és a záróértekezlet videohívásban zajlik. A kettő között az audit írásban és rövid hívásokkal folytatódik, a szervezettel egyeztetett üzenetküldő alkalmazáson keresztül (például WhatsApp vagy Messenger).
Az auditor kérdéseket és bizonyítékkéréseket küld. A szervezet dokumentumokkal, fényképekkel és rövid videókkal válaszol. Az auditor átnézi ezeket, és további kérdéseket tesz fel.
Az audit ideje ugyanannyi, amennyit az auditra meghatároztak. Csak a lebonyolítás módja változik.
Ez a módszer a D.A.S. Certification sajátos jellemzője. Rugalmas és gyakorlatias megoldás kis szervezetek számára: nincs utazás, és kevésbé zavarja a napi munkát, miközben az audit kritériumai változatlanok.
Kifejezetten szerepel a D.A.S. Certification belső eljárásaiban és az ügyfél által aláírt D.A.S. Certification tanúsítási szerződésben, amely a távoli auditálási technikák között felsorolja a telekonferenciát, a dokumentumokhoz intraneten keresztüli hozzáférést, az e-mailt, az azonnali üzenetküldést és a webkamerán vagy okostelefonon keresztüli videohívást. Az ügyfél így már a szerződésből tudja, hogy ez a lehetőség létezik.
A módszert mindig előre egyeztetik az ügyféllel, és az auditterv megerősíti.
Összehasonlítás
| Helyszíni audit | Távoli audit – klasszikus | Távoli audit – segített | |
|---|---|---|---|
| Leginkább alkalmas | Nagy vagy összetett szervezetek; az auditorok által könnyen elérhető helyszínek | Olyan szervezetek, ahol minden tevékenység megbízhatóan bemutatható videón | Kis szervezetek, nem túl összetett folyamatokkal |
| Lebonyolítás | Auditorok a telephelyen | Élő videohívás az összes auditnapon | Videohívás az elején és a végén; közben üzenetek és rövid hívások |
| Értekezletek | Személyesen | Videohívásban | Nyitó- és záróértekezlet videohívásban |
| Bizonyítékok | Közvetlen megfigyelés, interjúk, nyilvántartások | Interjúk, képernyőmegosztás, élő videó a munkaterületekről | A szervezet által küldött dokumentumok, fényképek és rövid videók, további kérdések |
Hogyan dönt a D.A.S. Certification?
- A D.A.S. Certification a módszert a szervezettel együtt, esetenként választja ki, figyelembe véve a szervezet kérését, méretét és összetettségét, elhelyezkedését és tevékenységeinek jellegét, mindig az akkreditációs követelményeknek megfelelően (IAF MD 4 az információs és kommunikációs technológia auditálásban való alkalmazásáról).
- A módszert az ajánlat tartalmazza, és az auditterv megerősíti.
- Távoli módszert csak akkor alkalmaznak, ha a technológia, a kapcsolat és a tevékenységek jellege lehetővé teszi, hogy az auditorok megbízható bizonyítékot szerezzenek. Ha ez nem lehetséges, az audit vagy annak egy része a helyszínen zajlik.
- A titoktartást és az adatvédelmet az audit előtt egyeztetik: mit lehet megosztani, hogyan, és meddig őrzik meg.
ISO 45001
A munkahelyi egészségvédelem és biztonság területén a távoli technikák a dokumentumok és nyilvántartások átnézésére, valamint a munkatársakkal és munkavállalókkal készített interjúkra korlátozódnak. A folyamatok és a munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági kockázatok kezelése távolról nem auditálható, ezért mindig szükség van helyszíni részre (IAF MD 5:2023, 4.5. pont).
IAF MD 5:2023 (PDF) (új lapon nyílik meg)További olvasnivaló
Mi az audit, és hogyan zajlik?
Auditciklus, terv, csoport, megállapítások és döntés, lépésről lépésre.
Mennyi ideig tart: az auditornap-kalkulátor
Hogyan határozzák meg az audit idejét az IAF MD 5 szerint.