Metodi di audit: audit in presenza e da remoto
D.A.S. Certification sceglie la modalità di audit insieme all'organizzazione, caso per caso, tenendo conto della preferenza dell'organizzazione, delle sue dimensioni e complessità, della sua ubicazione e del tipo di attività, sempre nel rispetto dei requisiti di accreditamento (IAF MD 4).
Ogni audit segue le stesse fasi. Cambia il modo in cui viene svolto. Le fasi di un audit
Tre modalità di svolgimento
- In presenza
Audit in presenza
Gli auditor si recano presso la sede dell'organizzazione. I processi vengono osservati direttamente dove si svolge il lavoro.
È usato soprattutto per organizzazioni grandi o con processi complessi, e per organizzazioni situate in zone facilmente raggiungibili dal gruppo di audit di D.A.S. Certification o da uno dei suoi auditor a contratto.
D.A.S. Certification si avvale di auditor a contratto in diversi paesi. Tutti firmano dichiarazioni di imparzialità e riservatezza.
- Da remoto
Audit da remoto – classico
L'intero audit si svolge in videochiamata dal vivo, per tutte le giornate di audit.
Comprende interviste, condivisione dello schermo per documenti e registrazioni e, dove possibile, un giro in video dal vivo delle aree di lavoro.
Utilizza i comuni strumenti di videochiamata (ad esempio Zoom o Teams) e segue IAF MD 4 sull'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione negli audit.
- Da remoto
Audit da remoto – assistito
Per piccole organizzazioni con processi non troppo complessi.
La riunione di apertura e quella di chiusura si svolgono in videochiamata. Nel frattempo l'audit prosegue per iscritto e con brevi chiamate tramite un'applicazione di messaggistica concordata con l'organizzazione (ad esempio WhatsApp o Messenger).
L'auditor invia domande e richieste di evidenze. L'organizzazione risponde con documenti, foto e brevi video. L'auditor li esamina e pone ulteriori domande.
Il tempo di audit è quello stabilito per l'audit. Cambia solo la modalità di svolgimento.
Questa modalità è un tratto distintivo di D.A.S. Certification. Offre flessibilità e praticità alle piccole organizzazioni: nessuna trasferta e meno interruzioni del lavoro quotidiano, mentre i criteri di audit restano gli stessi.
È espressamente prevista dalle procedure interne di D.A.S. Certification e dal Contratto di certificazione D.A.S. firmato dal cliente, che tra le tecniche di audit da remoto elenca teleconferenze, accesso ai documenti tramite intranet, e-mail, messaggistica istantanea e videochiamate tramite webcam o smartphone. Il cliente sa quindi dal contratto che questa possibilità esiste.
La modalità è sempre concordata in anticipo con il cliente e confermata nel piano di audit.
Confronto
| Audit in presenza | Audit da remoto – classico | Audit da remoto – assistito | |
|---|---|---|---|
| Più adatto a | Organizzazioni grandi o complesse; sedi facilmente raggiungibili dagli auditor | Organizzazioni in cui tutte le attività possono essere mostrate in modo affidabile in video | Piccole organizzazioni con processi non troppo complessi |
| Come si svolge | Auditor presso la sede | Videochiamata dal vivo per tutte le giornate di audit | Videochiamata all'inizio e alla fine; messaggistica e brevi chiamate nel mezzo |
| Riunioni | Di persona | In videochiamata | Apertura e chiusura in videochiamata |
| Evidenze | Osservazione diretta, interviste, registrazioni | Interviste, condivisione dello schermo, video dal vivo delle aree di lavoro | Documenti, foto e brevi video inviati dall'organizzazione, ulteriori domande |
Come decide D.A.S. Certification
- D.A.S. Certification sceglie la modalità insieme all'organizzazione, caso per caso, tenendo conto della preferenza dell'organizzazione, delle sue dimensioni e complessità, della sua ubicazione e del tipo di attività, sempre nel rispetto dei requisiti di accreditamento (IAF MD 4 sull'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione negli audit).
- La modalità è proposta nell'offerta e confermata nel piano di audit.
- Le modalità da remoto sono usate solo quando la tecnologia, il collegamento e la natura delle attività permettono agli auditor di ottenere evidenze affidabili. Se ciò non è possibile, l'audit, o una sua parte, si svolge in presenza.
- Riservatezza e protezione dei dati sono concordate prima dell'audit: che cosa si può condividere, come e per quanto tempo viene conservato.
ISO 45001
Per la salute e sicurezza sul lavoro le tecniche da remoto si limitano all'esame di documenti e registrazioni e alle interviste a personale e lavoratori. Il controllo dei processi e dei rischi per la SSL non può essere verificato da remoto, quindi è sempre necessaria una parte in presenza (IAF MD 5:2023 §4.5).
IAF MD 5:2023 (PDF) (si apre in una nuova scheda)Continua a leggere
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