Il sistema di gestione

Questa pagina spiega che cos'è un sistema di gestione, come sono costruite ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, come si mantiene aggiornato un sistema e che cosa esamina l'audit di certificazione.

Che cos'è un sistema di gestione

Un sistema di gestione è l'insieme di processi, regole, responsabilità e registrazioni tra loro collegati che un'organizzazione usa per definire la propria politica e i propri obiettivi e per raggiungerli in modo controllato.

ISO 9001 (qualità), ISO 14001 (ambiente) e ISO 45001 (salute e sicurezza sul lavoro) condividono la stessa struttura di alto livello, chiamata Struttura armonizzata (Harmonized Structure). Per questo possono essere gestite come un unico sistema integrato.

Il ciclo PDCA

Le tre norme seguono il ciclo Plan – Do – Check – Act (Pianificare – Fare – Verificare – Agire). I numeri dei punti sono gli stessi in ogni norma.

PDCA

  1. Pianificare (Plan) Punti 4–6

    Contesto, parti interessate, rischi e opportunità, obiettivi e pianificazione.

  2. Fare (Do) Punti 7–8

    Supporto e attività operative: risorse, competenza, comunicazione, informazioni documentate e controllo operativo.

  3. Verificare (Check) Punto 9

    Monitoraggio, misurazione, audit interno e riesame della direzione.

  4. Agire (Act) Punto 10

    Non conformità, azioni correttive e miglioramento continuo.

Gli elementi costitutivi

  • Processi

    Ogni processo ha input, output e un responsabile. Il sistema mostra come i processi interagiscono.

  • Obiettivi

    Gli obiettivi sono misurabili, monitorati e aggiornati.

  • Informazioni documentate

    Ciò che deve essere documentato e le registrazioni che dimostrano che il sistema funziona. Il termine sostituisce i vecchi “documenti e registrazioni”.

  • Audit interno

    L'organizzazione verifica sé stessa a intervalli pianificati.

  • Riesame della direzione

    L'alta direzione esamina risultati, cambiamenti e risorse e decide i miglioramenti.

  • Miglioramento

    Le non conformità vengono gestite: si individua la causa radice e si attuano azioni correttive.

Come deve funzionare nel tempo

Un sistema di gestione non è un raccoglitore scritto una volta per ottenere il certificato. Fa parte del lavoro di ogni giorno.

  • Viene aggiornato quando l'organizzazione cambia: nuove attività, siti, persone, leggi, rischi o edizioni delle norme.
  • I suoi obiettivi e rischi vengono riesaminati.
  • Le registrazioni nascono dal normale lavoro.
  • Audit interno e riesame della direzione si svolgono ogni anno.

Un sistema mantenuto aggiornato rispecchia il modo in cui l'organizzazione lavora davvero.

Che cosa esamina l'audit di certificazione

L'audit valuta principalmente il sistema di gestione – se soddisfa i requisiti della norma – e il modo in cui i processi vengono effettivamente applicati.

Il sistema

  • Politica, obiettivi e responsabilità
  • Processi e loro interazioni
  • Informazioni documentate
  • Audit interno e riesame della direzione

La pratica

  • Processi osservati dove si svolge il lavoro, soprattutto in presenza
  • Colloqui con le persone che li svolgono
  • Verifica che quanto scritto corrisponda a quanto fatto

Cos’è un audit e come si svolge Metodi di audit: audit in presenza e da remoto

Potreste avere già più di quanto pensate

Molte organizzazioni non ancora certificate producono già dati e registrazioni, ad esempio:

  • ordini
  • controlli alla consegna
  • reclami dei clienti
  • registri di manutenzione
  • registri dei rifiuti
  • registrazioni delle competenze
  • segnalazioni di incidenti
  • documenti di conformità legislativa
  • processi definiti
  • obiettivi
  • responsabilità
  • audit interno
  • riesame della direzione

Queste registrazioni sono spesso sparse e non collegate tra loro. Un sistema di gestione le collega in una struttura con processi definiti, obiettivi, responsabilità, audit interno e riesame della direzione.

Imparzialità

In quanto organismo di certificazione accreditato secondo ISO/IEC 17021-1, D.A.S. Certification svolge audit e rilascia certificati. Per questo non può aiutare un'organizzazione a costruire il proprio sistema di gestione: significherebbe sottoporre ad audit il proprio lavoro, cioè un conflitto di interessi. D.A.S. Certification non fornisce servizi di consulenza sui sistemi di gestione. Un’organizzazione può prepararsi autonomamente o con un consulente indipendente di sua scelta; D.A.S. Certification non raccomanda alcun consulente e questa scelta non ha alcuna influenza sull’audit né sulla decisione di certificazione.

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