Qué es una auditoría y cómo se realiza
La información sobre las auditorías suele estar dispersa. Esta página explica todo el proceso en un solo lugar, paso a paso, tal como lo realiza D.A.S. Certification bajo ISO/IEC 17021-1.
De un vistazo
- Una auditoría verifica la evidencia, no las intenciones
- Certificado válido por 3 años
- Vigilancia cada año.
- Decisión tomada por personas que no lo auditaron
Qué es una auditoría
Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, para determinar en qué medida se cumplen los criterios acordados.
Aquí los criterios son los requisitos de ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001 y las normas propias de la organización. Evidencia significa hechos que se pueden verificar: registros, documentos, entrevistas y lo que ve el auditor.
| Auditoría interna | Auditoría de proveedores | Auditoría de certificación | |
|---|---|---|---|
| ¿Quién audita? | Primera parte: la organización se audita a sí misma, por su propio personal o por alguien que ella designe. | Segunda parte: un cliente audita a su proveedor | Tercero: un organismo de certificación acreditado e independiente |
| Por qué | Requerido por las normas. | El cliente controla a su proveedor. | Para decidir sobre la certificación |
| Resultado | Mejora interna | Una decisión del cliente | Una decisión de certificación y, si es positiva, un certificado reconocido bajo acreditación. |
La auditoría interna es un requisito de la norma y se verifica durante la auditoría de certificación. Nunca lo reemplaza.
El ciclo de auditoría
La certificación sigue un ciclo de tres años. Cada paso tiene un propósito claro.
Detalles de las etapas
Solicitud
La organización presenta la solicitud de certificación.
La solicitud contiene la información que D.A.S. Certification necesita para evaluar la viabilidad y preparar una cotización.
Cotización y contrato
Oferta y propuesta de contrato.
Si se acepta la solicitud, D.A.S. Certification emite una oferta junto con la propuesta de contrato; la auditoría se planifica después de la firma.
Auditoría de etapa 1
Preparación del sistema de gestión.
El auditor revisa si el sistema de gestión está preparado para la certificación y planifica la auditoría de etapa 2.
Auditoría de etapa 2
Implementación y eficacia.
La etapa 2 evalúa la implementación y la eficacia del sistema de gestión con respecto a la norma.
No conformidades y correcciones
Correcciones y acciones correctivas para cualquier no conformidad.
La organización aborda cualquier no conformidad detectada mediante correcciones y acciones correctivas dentro del plazo acordado (normalmente 30 días), verificadas por D.A.S. Certification.
Decisión de certificación
Tomada por personal que no participó en la auditoría.
La decisión se toma de manera imparcial por personal competente que no realizó la auditoría, sobre la base de la evidencia de auditoría.
Emisión del certificado
Emitido después de una decisión positiva.
Si la decisión es positiva, se emite el certificado para un ciclo de certificación de tres años.
Auditoría de seguimiento – año 1
Confirma la continuidad de la conformidad.
Se realiza una auditoría de seguimiento al menos una vez en el año calendario para confirmar que el sistema de gestión sigue cumpliendo los requisitos.
Auditoría de seguimiento – año 2
Confirma la continuidad de la conformidad.
Se realiza una segunda auditoría de seguimiento en el siguiente año calendario.
Recertificación – año 3
Antes de que venza el certificado.
Se realiza una auditoría de recertificación antes de que venza el certificado para decidir sobre un nuevo ciclo de tres años.
Un nuevo ciclo comienza únicamente después de una decisión de certificación positiva.
Vías alternativas
No conformidades sin cerrar
No conformidades mayores no cerradas a tiempo o correcciones ineficaces.
Cuando las no conformidades mayores no se cierran dentro del plazo acordado (normalmente 30 días) o las correcciones no son eficaces, no se otorga la certificación (certificación inicial) o se suspende la certificación (organizaciones certificadas).
Sin certificaciónSuspensión
Suspensión (máximo 6 meses)
Seguida de restablecimiento o retiro.
La certificación suspendida se restablece cuando los problemas se resuelven dentro del período de suspensión, según lo verificado por D.A.S. Certification. Si no se resuelven dentro de 6 meses, se retira la certificación.
RestablecimientoRetiro
Descripción general informativa. El resultado de cada auditoría depende únicamente de la evidencia encontrada; las duraciones dependen de la organización. Las reglas completas se encuentran en la página Suspensión, retiro y reducción.
Etapa 1
Una revisión de preparación. El auditor verifica la información documentada (los documentos y registros que requiere el sistema), el alcance, los sitios y los requisitos legales, y que se haya realizado una auditoría interna y una revisión por la dirección. Está prevista la etapa 2. La etapa 1 puede identificar problemas a abordar antes de la etapa 2.
Etapa 2
Los auditores evalúan si todo el sistema de gestión está implementado y es eficaz, in situ o de forma remota, según lo previsto.
Decisión de certificación y certificado.
Si la decisión es positiva, se expide el certificado. Es válido por 3 años.
Auditorías de vigilancia
Al menos una vez cada año calendario. La primera tiene lugar dentro de los 12 meses posteriores a la decisión de certificación. Cada uno verifica una parte del sistema más sus elementos clave.
Auditoría de recertificación
En el tercer año, antes de que caduque el certificado. Si tiene éxito, el certificado se renueva por otros 3 años.
El plan de auditoría
El plan de auditoría es el documento que dice qué será auditado, cuándo, dónde y quién. Contiene:
- los objetivos de la auditoría;
- el alcance: actividades, sitios y procesos;
- los criterios de auditoría: la norma y su edición, los requisitos legales y los propios requisitos de la organización;
- fechas y lugares, o la conexión remota;
- el cronograma por proceso, departamento o área, con tiempos;
- los miembros del equipo auditor y sus funciones;
- las personas o funciones a entrevistar;
- el idioma de la auditoría;
- cómo se informarán los hallazgos.
Cuándo lo recibe
Antes de la auditoría, con antelación. Esto permite a la organización organizar a las personas, acceder y comentar el plan. Cualquier cambio se acuerda antes de que comience la auditoría.
Cómo se forma el equipo de auditoría
D.A.S. Certification comprueba tres cosas para cada equipo de auditoría.
Competencia
El equipo conoce el estándar y el sector de la organización (el código IAF de sus actividades). Cuando es necesario, se agrega un experto técnico.
Imparcialidad
Cada miembro del equipo firma declaraciones de imparcialidad y confidencialidad y es verificado para detectar conflictos de intereses, por ejemplo, no haber prestado servicios a la organización en los últimos años.
Su derecho a oponerse
D.A.S. Certification comunica los nombres de los miembros del equipo con antelación. La organización podrá objetar a un miembro, indicando los motivos. D.A.S. Certification evalúa la objeción y, si está justificada, reemplaza a la persona.
Quién es quién
Estos son los roles que puede cumplir durante una auditoría.
auditor líder
Lidera el equipo. Gestiona el plan de auditoría, las reuniones de apertura y cierre y el informe.
Auditor
Realiza actividades de auditoría sobre los procesos asignados por el auditor líder.
experto técnico
Aporta al equipo conocimientos específicos del sector. No actúa como auditor.
Auditor en prácticas
Un auditor en proceso de calificación que participa bajo la dirección de un auditor calificado. Su tiempo no se cuenta en la duración de la auditoría.
Observador
Asiste sin participar, por ejemplo del organismo de acreditación NAH durante una evaluación de observación (witness), o de un regulador. Se informa a la organización con antelación.
Guía
Una persona de la organización que acompaña a los auditores y ayuda con el acceso y los contactos. Una guía no influye en la auditoría.
Representante del cliente
También llamado representante de la dirección: principal contacto de la organización para la auditoría.
Glosario (A–Z)
Acción correctiva
Acción para eliminar la causa de una no conformidad para que no vuelva a suceder.
Alcance de la certificación
Las actividades, productos, servicios y sitios cubiertos por el certificado.
Causa raíz
La razón subyacente por la que ocurrió un problema.
Conformidad
Se cumple un requisito.
Corrección
Acción para solucionar la propia no conformidad, de inmediato.
Criterios de auditoría
Los requisitos utilizados como referencia: la norma, los requisitos legales y las normas propias de la organización.
evidencia de auditoría
Registros, declaraciones de hechos y otra información que pueda comprobarse.
Hallazgo de auditoría
Resultado de comparar la evidencia con los criterios: conformidad, no conformidad, observación u oportunidad de mejora.
Información documentada
Información que la organización debe controlar y conservar: documentos y registros.
Muestreo
Examinar una selección de registros o actividades en lugar de todos ellos.
No conformidad mayor
Un requisito no se cumple de una manera que afecte la capacidad del sistema de gestión para lograr los resultados previstos.
No conformidad menor
Un requisito no se cumple, pero esto no afecta esa capacidad.
Oportunidad de mejora
Un punto donde el sistema podría funcionar mejor. La organización decide si actuar y cómo hacerlo.
plan de auditoría
La descripción de las actividades y disposiciones para una auditoría.
Programa de auditoría
El conjunto de auditorías previstas para todo el ciclo de tres años.
Un día típico de auditoría
Los pasos siguientes se muestran en su orden habitual. Los tiempos están fijados en el plan de auditoría.
Reunión de apertura
Introducciones. Se confirma el plan, el alcance y la confidencialidad, así como la forma de comunicar los resultados y las normas de seguridad.
Entrevistas
Con la dirección y con los dueños de los procesos (los responsables de cada proceso).
Muestreo de registros e información documentada.
El auditor examina una muestra, no todos los documentos.
Observación de actividades en sitio.
Áreas de trabajo, operaciones, equipos y controles.
Reunión diaria de seguimiento
Una breve reunión con el representante del cliente sobre los avances y posibles hallazgos.
Reunión de cierre
Se presentan los hallazgos, las conclusiones y los próximos pasos. La organización puede hacer preguntas y discutir los hallazgos.
Hallazgos de la auditoría
Un hallazgo es el resultado de comparar lo que encontró el auditor con los requisitos. Hay cuatro tipos.
No conformidad mayor
Un requisito no se cumple de una manera que afecte la capacidad del sistema de gestión para lograr los resultados previstos. Por ejemplo, falta un proceso requerido o hay una falla sistemática.
No conformidad menor
Un requisito no se cumple, pero esto no afecta esa capacidad. Por ejemplo, un desliz aislado.
Observación
Una situación que no es una no conformidad pero que podría convertirse en una si no se aborda.
Oportunidad de mejora
Un punto donde el sistema podría funcionar mejor. El auditor no prescribe soluciones específicas: la organización decide cómo actuar.
Correcciones y acciones correctivas.
- Para cada no conformidad, la organización analiza la causa raíz y define correcciones y acciones correctivas.
- Según el Acuerdo D.A.S. Certification, las no conformidades deben cerrarse dentro de los 30 días; no hacerlo podrá dar lugar a la suspensión del certificado.
- Para las no conformidades mayores se realiza una auditoría complementaria (documental o in situ) para verificar su resolución.
- Para no conformidades menores la organización presenta una propuesta escrita para su resolución, la cual es verificada en la siguiente auditoría de vigilancia.
- Cinco no conformidades menores relacionadas con el mismo requisito se tratan como una no conformidad mayor.
- Si la implementación de correcciones y acciones correctivas para una no conformidad mayor no se puede verificar dentro de 6 meses después del último día de la Etapa 2, se necesita una nueva Etapa 2 antes de la certificación (ISO/IEC 17021-1).
Fuente: Acuerdo D.A.S. Certification
Informe, decisión y certificado.
Informe de auditoría
Enviado a la organización. Registra los hallazgos y la recomendación del equipo de auditoría.
Decisión de certificación
Tomado por personal competente D.A.S. Certification que no realizó la auditoría. Esto mantiene la decisión independiente.
Certificado
Si la decisión es positiva, D.A.S. Certification emite el certificado. Indica el alcance, los sitios y el estándar. Es válido por 3 años, sujeto a una vigilancia exitosa, y figura en el registro D.A.S. Certification y en IAF CertSearch.
Más información:Verificar un certificado Uso de marcas de certificación Suspensión y retirada Apelaciones y quejas
Preguntas frecuentes
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, para determinar en qué medida se cumplen los criterios acordados.
¿Cuánto tiempo es válido un certificado?
Si la decisión es positiva, se expide el certificado. Es válido por 3 años.
¿Con qué frecuencia se realizan auditorías de vigilancia?
Al menos una vez cada año calendario. La primera tiene lugar dentro de los 12 meses posteriores a la decisión de certificación. Cada uno verifica una parte del sistema más sus elementos clave.
¿Quién toma la decisión de certificación?
Tomado por personal competente D.A.S. Certification que no realizó la auditoría. Esto mantiene la decisión independiente.
¿Qué es una no conformidad mayor?
Un requisito no se cumple de una manera que afecte la capacidad del sistema de gestión para lograr los resultados previstos. Por ejemplo, falta un proceso requerido o hay una falla sistemática.
¿Cuándo recibimos el plan de auditoría?
Antes de la auditoría, con antelación. Esto permite a la organización organizar a las personas, acceder y comentar el plan. Cualquier cambio se acuerda antes de que comience la auditoría.
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